德惠市审计局：浅议审计文书写作及常见问题

　　一、审计文书写作的基本要求

　　审计文书写作要做到文件的主题（观点）与材料能够相统一，符合国家法律、法规及其他有关规定，公文内容做到情况确实，结构合理，层次清楚，重点突出，观点明确，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅简短，公文中无错字、别字、漏字、多字，人名、地名、数字、引文准确。

　　（一）逻辑清晰。所谓逻辑清晰就是要使我们的文字符合逻辑性，层次递进性。写公文要做到不开“中药铺”，部分不宜太多，层次不宜太多。这就是要简洁，还要环环相扣，符合事物发展逻辑，符合人类思维逻辑。（二）观点鲜明。公文中没有纯客观的描述，表明观点是公文的重要内容。注意克服两种现象：一是没有研究清楚；二是自己清楚以为别人也清楚。要灵活运用两种方法：单独表述和夹叙夹议。（三）依据充分。要从法律规定上找理由；从通行做法上找理由；从现状危害上找理由；从工作发展上找理由；从理论依据上找理由。（四）简洁明了。就是要把复杂问题简单化，篇幅尽量短小精悍，语言尽量深邃精辟。简洁明了的方法：内容要突出重点，语言要精炼。描述单项工作要抓住关键环节——与最终结果直接相关的环节，与问题的性质相关的环节。描述面上要注意详略得当，新鲜的突出的，与上级要求相关的，与工作发展相关的要详。

　　    二、审计文书写作中常见的问题

　　（一）正文方面存在层次太多、比较繁琐，问题的概括定性与具体描述的内容事实不一致，小问题戴大帽子；审计评价缺乏事实依据或与审计反映的问题相矛盾。（二）语言表述不够通俗易懂。使用专业语言过多，非专业人士难以理解。（三）文章结构层次序数。常见错误：“（一）”和“（1）”等序数后使用顿号，“1．”没有使用齐线墨点，而是用顿号，写为“1、”。正确用法：结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一 )”，第三层为“1.”第四层为“ (1)”。（四）引文末尾的标点符号。常见错误：保留引用法律、法规、规章、规范性文件内容末尾的句号、分号等点号。标点符号分为标号和点号，点号包括：句号、问号、叹号、冒号、逗号、顿号、分号。使用引号时，若引文不独立，引用的话只作为作者自己的话的一部分时，不管它是不是完整，后引号前都不能有点号（问号，叹号除外）。正确用法：我们所引用的法规内容，从句子成分来说，只是句中的一个定语成分，不独立，因此，原来引文中末尾的句号、分号等点号等要省略。（五）金额单位。常见错误：数、量词等使用不规范，在同一审计业务文书中，“万元”和“元”混用。正确用法：在同一审计业务文书中，金额单位应尽量统一。同时数字在报告中不能运用分节号。（六）金额小数点保留位。常见错误：有角无分的金额，在小数点后只保留一位，如壹佰捌拾叁元玖角写为183.9元；无角分的金额，在整数后加.00，如叁仟柒佰捌拾肆元写为3784.00元。正确用法：当金额有角无分时，分位应当写0，如写为183.90元的形式；当金额无角分时，不加.00，写为3784元的形式。（七）审计报告人称。审计报告中单位的名称（包括被审计单位名称）应使用全称或标准简称，没有标准简称的，第一次称呼应使用全称，其后如需使用简称，应在第一次使用全称后标注“（以下简称‘××××’）”。（八)“账”与“帐”。常见错误：使用“帐”。正确用法：使用“账”。（九）引用法律、法规、规章、规范性文件发文字号及条款。常见错误：引用规章和规范性文件时，未列明发文字号。正确用法：在引用法律、行政法规、地方性法规时，一般可不写发文号，如表述为违反了《中华人民共和国会计法》第二十三条、根据《财政违法行为处罚处分条例》第十七条等。在引用部门规章、地方性规章和规范性文件时，应列明发文号，必须注明法律法规的条款，部分生僻的法规还必须将法规具体条款内容引入，如表述为违反了《行政单位财务规则》（中华人民共和国财政部令第9号）第十一条。引用文中的年限要注意“〔〕”与“[]”的区别，要正确使用“〔〕”。（十）标点符号错误。标序号时：“第一”“其次”后面，用顿号；“一”“二”后面用逗号。正确的做法是“第一”“其次”后面用逗号；“一”“二”后面用顿号；“１”“２”后面用点“．”。序号如加括号，后面不加逗号、顿号。还有“从多少到多少”的写法,3０％到４０％”不能写作”３０到４０％”，或者30%--40%；１０万－１５万”不能写作”１０—１５万”。         

　　三、审计文书起草签发过程中的注意事项和建议

　　在起草审计文书必须注意以下几个事项：（一）发文稿纸的标题。发文稿纸的标题，由发文机关、公文主旨和文种三个要素构成，标题在公文中起到揭示主旨的作用，要求简练、准确。（二）抄送机关。公文版记中的抄送，我们有时是用空格隔开，实际正确的做法是抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号。同时要注意机关全称的准确性，特别需要强调的是经济责任审计报告不向个人抄送，预算执行审计结果报告必须抄送上级审计机关。（三）正确标审计公文主题词。为了规范审计机关行政公文，便于公文管理和计算机索引，我们在出具审计行政公文时，必须标引主题词。目前实际操作过程中，主题词的标引存在不规范和随意性的问题。我们日常运用的主题词，主要的依据是《审计署公文主题词表》。  审计公文分单主题公文和多主题公文，我们经常使用的审计业务文书多为单主题公文，其主题词标引的格式是“类别词+类属词+文种”，其中的类别词在《审计署公文主题词表》中可统一为“审计”，类属词有“授权、委托、征求、结论、经济责任、…”等等。但在实际应用中，以上类属词并不够用，在找不到能准确反映文书内容的类属词的情况下，需要根据《审计署公文主题词表》的选词原则选用自由词，即选用词表外的词，并在自由词后面加“△”，表明此词为《审计署公文主题词表》以外的词。下面根据不同情况分别举例说明：  在《审计署公文主题词表》中可找到类属词的主题词标引方法。如在下达经济责任审计通知书时，如《×××审计局关于审计×××经济责任的通知》，先标类别词即“审计”，再标类属词，在《审计署公文主题词表》的“审计”类别中可找到“经济责任”这个类属词，最后再标注此公文的文种即“通知”，那么其主题词应标引为“审计经济责任 通知”。  在《审计署公文主题词表》中找不到类属词的主题词标引方法。我们在下达财政预算执行审计通知书时，如《×××审计局关于对×××财政预算执行情况审计的通知》，其类别词标引还是“审计”不变，但其类属词的标引，我们在《审计署公文主题词表》中找不到能准确反映公文内容的类属词，此时我们可依据《审计署公文主题词表》的选词原则，选用可用的自由词，如“预算执行”，并在其后面加“△”以区别于《审计署公文主题词表》中的类属词，最后标引其文种即“通知”，那么其主题词应标引为“审计预算执行通知”。但需要说明一点，如果把“预算执行”分开标引，主题词标引为“审计 预算   执行   通知”，这种标引格式也是正确的。  在实际标引审计业务文书主题词是，要注意使用的统一性。如对×××经济责任履行情况进行审计后形成的《审计报告》，其主题词可标引为“审计经济责任 报告”，对×××财政预算执行情况进行审计形成的《审计报告》，由于在《审计署公文主题词表》中找不到相适应的类属词，可使用自由词“预算执行”，其主题词可标引为“审计预算执行△ 报告”。  在审计业务文书标题未标明文种时，其主题词标引文种的确定。一般情况下，审计业务文书的标题即标明了文书的文种，但在某些情况下，根据标题并不能看出其文种形式，如《×××审计局关于×××的移送处理书》，其文种从标题中难以找到，在这种情况下，可根据《审计机关公文处理的规定》中的有关规定，分析判断其文种为“函”，所以在标引主题词时就应标引为“审计移送处理 函”。

　　（四）起草审计报告的几点建议

　　1.发文标题格式的统一，如“的”的使用，建议统一为“审计结果的报告”，如“***财务收支审计结果的报告”、“***任期经济责任审计结果的报告”。  经济责任审计报告要少用形容词与修饰词，如“千方百计”、“名列前茅”、“做了大量的工作”等。这些词的运用，要有充分的证据表明才可以。  正确运用“截止到”、“截至”，不能运用“截止”。  向政府的报告与白皮书报告的注意点：如审计发现的问题部分，向政府报告应为“审计发现的问题及处理情况”，白皮书为“审计发现的问题及处理意见”；白皮书金额使用“元”单位，向政府报告用“万元”单位；注意审计建议的区别。  任期经济责任报告，特别是反映任期内的净资产增、减情况，必须在同一口径的时限来比较，注意月底与月初的问题。  以上内容为本人搜集整理而成，供大家参考，共同努力，写好审计文书，搞好审计工作。 

　　（德惠市审计局  张继锋  供稿）