四平市审计局：党政机关公文中标点符号使用应遵循国家标准

　　关于党政机关公文中标点符号使用方法，新颁布实施的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《公文条例》）和与之配套实施的《党政机关公文格式国家标准(2012版)》（以下简称《公文格式标准》）除对个别格式要素做了特殊规定外，对公文中标点符号的使用方法，要求按照有关国家标准和规定执行。但笔者发现，无论是地方党政机关还是中央一级党政机关印发的公文中，标点符号的使用并未严格按照新修订的《标点符号用法(GB/T 15834－2011)》（以下简称《标点符号标准》）国家标准执行，存在很多不统一、不规范、不正确的现象。同时，由于新修订的《标点符号标准》对句子、语段、分句和复句的定义，以及对标点符号的定义和功能定位、部分标点符号的表示方法都做了较大的修改和补充，再按照过去的标准对标点符号定义、功能的理解和使用习惯已经不符合新《标点符号标准》的要求了，所以亟需依照《标点符号标准》予以统一、规范、纠正。

　　一、公文标题中标点符号的使用方法。

　　对于公文标题中用不用标点符号，可以使用哪些标点符号，一直都存在争议，且各个时期的公文规范的规定也不一致。如原《国家行政机关公文处理办法》规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；新颁布实施的《公文条例》却删除了这项内容，规定公文中标点符号的使用方法按照有关国家标准和规定执行。前后规范的不一致，给人一种混乱的错觉。然而，只要认真学习领会新颁布实施的《公文条例》《标点符号标准》及其附录A、附录B，就不会对公文标题中是否使用、如何使用标点符号再迷茫了。

　　根据《党政机关公文处理工作条例》第十一条：“公文中标点符号用法要按照国家标准执行”和《标点符号用法附录B━━标点符号若干用法的说明》B.4“文章标题的标点用法。文章标题的末尾通常不用标点符号，但有时根据需要可用问号、叹号或省略号”的规定，可以明确解答两个疑问，一是公文标题的末尾通常是不用标点符号的，二是公文标题中是否用标点符号要遵照《标点符号标准》。

      根据《标点符号标准》关于标点符号的定义和功能，笔者认为公文标题中下列四种情况必须按照《标点符号用法(GB/T 15834－2011)》规定使用标点符号：

　　第一，标题中的缩略语或特定含义用语，必须用引号；

　　第二，标题中某一部分需要注释或说明的，必须用括号；

　　第三，标题中出现并列词、词组、短语，中间必须用顿号；

　　第四，标题中出现报刊名、书名、法规等作品名时必须用书名号。

　　为什么要这么使用标点符号呢？这是由标点符号的定义和功能与公文标题的的特殊性及语气表达的客观需要所决定的。首先，从标点符号本身功能来说，引号的功能之一是“具有特殊含意的词语，用引号标示”，括号的功能之一是“行文中注释性的文字，用括号标明”，顿号的功能是“句子内部并列词语之间的停顿”，书名号的功能是“标示语段中出现的各种作品的名称，如：书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名、法律法规和规章名、文艺文学作品名等”。第二，从公文标题的构成要素来说，公文标题中经常会出现需要这些标点符号发挥功能以更好地表示词语间的并列关系、语气停顿，词语特殊含义、对词语意思的注释、专有名词特殊性等情形。所以，在公文标题中应当根据语段的实际情况加注适当的标点符号。

　　二、公文正文层次结构句（俗称“段落小标题”）中标点符号的使用方法。

　　在体量较大的公文中，经常把复杂的内容分成几部分来表述，这样在正文中就会形成诸多层次段落。新《公文格式标准》规定，可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”……等序次语将公文正文划分为不同的层次段落。通常情况下，每个层次段落第一句都是一个简短概括的层次结构性语句（俗称“段落小标题”），并将这个层次结构性语句（俗称“段落小标题”）从层次段落中分离出来单独列示。这种情形下，标点符号的使用有两个问题需要明确，一是划分层次段落的序次语后如何使用标点符号；二是层次结构语句（俗称“段落小标题”）中是否使用标点符号，尤其是句末是否使用句号。

　　对于层次段落序次语后是否使用标点符号，《标点符号用法(GB/T 15834－2011)》4.4“逗号”、4.5“顿号”和《标点符号用法附录B━━标点符号若干用法的说明》B.3“序次语之后的标点用法”都有明确规定，即对于用“第”字头、“其”字头及“首先”类序次语，其后应该用逗号表示停顿；对于不带括号的汉字数字、天干地支类（甲乙丙……）做序次语时，后面用顿号表示停顿；对于不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母或罗马数字做序次语时，后面用下脚点（“.”）表示停顿；对于加括号的序次语，无论是阿拉伯数字还是汉字数字，后面不用任何点号；但阿拉伯数字与下脚点结合表示章节关系的序次语末尾，以及用于章节、条款的序次语后不用标点，而用空格表示停顿。

　　对于层次结构语句（俗称“段落小标题”）中是否使用标点符号，尤其是句末是否使用句号，没有找到具体明确的规定。笔者认为，既然没有对其作特殊规定，那就是这种情形不是特殊情况，不需要特殊对待，所以按照《标点符号标准》使用标点符号就是唯一的选择。但实际工作中，这一问题却没有按照国家标准执行，反倒是从上到下形成了这样一种模式，即对从层次段落中分离出来单独列示的，用序次语“一、”“二、”……表示的第一层次的结构语句（俗称“段落小标题”）末不标句号，而未分离出来单独列示的就标句号；对用序次语“（一）”“（二）”……、“1.”“2.”……等第二、第三个……个层次的层次结构语句（俗称“段落小标题”），无论是否从层次段落中分离出来单列一行或一段，句末都标句号。甚至有的人认为，如果第二、第三、第……个层次结构语句（俗称“段落小标题”）单独从层次段落中分离出来单独列示，那么句末也不应该标句号。他们的理由也很简单，一是单独列示的层次结构语句（俗称“段落小标题”）通常情况下不是一句完整意义的语句，而只是一个词组或者短语，不符合标句号的条件。第二，这个从层次段落中分离出来单独列示的层次结构语句（俗称“段落小标题”）应当视同“公文标题”，按照“公文标题”对待。

　　笔者以为不然。首先，从内容意义上说，这些层次结构语句（俗称“段落小标题”）在每个层次的作用都是一样的，都是对某段或几段内容的总括；从语义上讲，这些层次结构语句（俗称“段落小标题”）本身就是文章层次段落的一个组成部分，在层次段落中有统领和提示作用；从语法要求来说，这些层次结构语句（俗称“段落小标题”）实质上都是一句话，尽管在表示时被简化成一个词组或者一个短语；从格式编排看，这些层次结构语句（俗称“段落小标题”）与常规段落格式编排要求一致，也是左首空二字，这显然是将其作为一个完整的语句来看待的。所以，它在本质上与正文中其他词组、语段、语句没有什么差别，它就是公文中的常规语句，与下一级内容有着上勾下连的关系，在其句末尾标句号理所应当，也符合句号的定义和功能要求，而无论其是否独立于层次段落之外。

　　其次，从格式编排形式上看，有人认为从层次段落中分离出来单独列示的层次结构语句（俗称“段落小标题”）是分标题，应该和“公文标题”一样对待。这种倾向混淆了“公文标题”和层次结构语句（俗称“段落小标题”）概念，错误地把“段落小标题”等同于“公文标题”了，也存在自相矛盾之嫌。先不说《公文条例》和《公文格式标准》没有把层次结构语句（俗称“段落小标题”）纳入“公文标题”范围，假设层次结构语句（俗称“段落小标题”）是“公文标题”，按照“公文标题”的书写要求，那就不应该在其前面加结构层次序次语“一、”“（一）”……的，同时应该居中排列；假设层次结构语句（俗称“段落小标题”）是“公文标题”，那就不能仅“一、”“二、”……这一级层次结构语句（俗称“段落小标题”）作为“公文标题”对待，其下面的二、三……层次如“（一）”“（二）”“1.”“2.”……层次结构语句（俗称“段落小标题”）都应该作为“公文标题”对待，句末都不应该标句号，但实际形成的模式是仅“一、”“二、”……这一级层次结构语句（俗称“段落小标题”）没有加注标点，其他层次的层次结构语句（俗称“段落小标题”）都加了标点。

　　其实，“段落小标题”不是“公文标题”，它是公文正文中一个层次段落的组成部分，是具有完整意思表示的一句话或一个语段，把它单独列出来只是为了让读者能够简洁直观地了解层次段落的主题。既然它不是“公文标题”，也自然不能和“公文标题”一样在版面编排、格式规划上享有“特殊待遇”，那就只能和正文其他内容“一视同仁”了，所以层次结构语句（俗称“段落小标题”）中使用标点符号和句末使用句号就理所应当了。

　　三、公文中主送机关和抄送机关格式中标点符号的使用方法。

      公文的主送机关和抄送机关往往涉及多个机关或单位，《公文格式标准》只规定了公文中主送机关中最后一个机关末尾用冒号，抄送机关中最后一个机关末尾用句号，而对各个机关或单位之间是否使用标点符号及如何使用标点符号没作具体的规定，尤其是《公文格式标准》所附图例中在抄送机关的图示中显示的都是逗号，会给人造成一种误导，以为在这个格式中都使用逗号呢，其实不然。

　　依据《标点符号标准》，并列的词或词组之间、短语之间使用顿号表示短暂的停顿和并列的关系。公文主送的机关或者抄送的机关名称通常都是一些层次、种类、范围相同的名词，相互之间的关系是简单的并列名词关系，所以使用顿号表示短暂停顿和相互间的并列关系即可。但也有特殊的情形，即主送的机关或抄送的机关往往也会是一些不属于同一个层次、同一个类别、同一个范围，且同一个层次、同一个类别、同一个范围内还有需要用顿号表示停顿和并列关系的情形，那这个时候就应该用逗号表示不同层次、类别、范围之间的停顿和并列关系。

      四、公文中其他常用标点符号使用中存在的不规范、不正确的情形。

      （一）表现形式不正确。

　　1.破折号的表现形式不正确的情形。依据《标点符号标准》规定的破折号的表现形式，是占两个汉字的无间断粗横线“━━”，但实际工作中却使用的是连续的二个一字线“——”。

　　2.省略号的表现形式不正确的情形。依据《标点符号标准》规定的省略号的表现形式，是纵向居中排列的六连点“……”，特定情况下（省略几个段落）允许连用“…………”，但实际工作中有的用靠下排列的三连点“…”或六连点“……”，有的用十二连点“…………”。

　　（二）标点符号使用不当的情形。

　　1.句号使用不当的情形。主要表现是在图或表的短语式说明的文字末尾使用句号。依据《标点符号使用方法附录A》图或表的短语式文字说明中间可用逗号，无论语句长短和中间是否用句号，末尾都不用句号。

　　2.连接号使用不当的情形。主要是没有区分短横线“-”和一字线“—”各自适用的条件，一律使用了短横线“-”。依据《标点符号标准》，在标示相关项目（如时间、地域等）的起止、阿拉伯数字或汉字数字表示的数值范围时应当用一字线“—”。

　　3.省略号使用不当的情形。主要是将省略号和“等”“等等”“什么的”等词语同时使用，如含有铁质的食物有猪肝、大豆、油菜、菠菜……等。正确的用法是省略号和等”“等等”“什么的”只能选其一。

　　4.顿号使用不当的情形。主要是在标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间使用顿号。正确的用法是只有在有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注）时使用顿号。

　　5.书名号使用不当的情形。主要是在作品名称被简称时不使用书名号标示，如《中华人名共和国审计法》被简称《审计法》时，不使用书名号。但根据《标点符号标准》关于书名号的定义和使用方法规定，书名号是标号的一种，用于标示语段中出现的各种作品的名称，包括作品的简称。这里的作品包括书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名、法规名，以及电影、电视、音乐、诗歌、雕塑等各类用文字、声音、图像等表现的作品的名称。所以当法规名称被简称时也应该用书名号标示。

　　（四平市审计局  任传宝  供稿）